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A reforma tributária em curso no Brasil, consolidada pela Emenda Constitucional 132/2023 e pela futura Lei Complementar 214/2025, promove uma das maiores transformações no sistema de tributação sobre bens e serviços.
Para acompanhar essas mudanças, a Câmara dos Deputados aprovou um projeto que atualiza os tributos que devem constar nas notas fiscais, adequando-as à nova estrutura tributária.
Essa atualização impacta diretamente empresas de todos os portes e setores, comércio, indústria e serviços, exigindo adaptações em sistemas, leiautes e processos fiscais.
O que muda nas notas fiscais
Inclusão de novos tributos
A reforma cria novos tributos que substituirão os atuais impostos e contribuições sobre o consumo:
- CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) – tributo federal que unificará PIS, Cofins e IPI;
- IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) – tributo de competência estadual e municipal, que substituirá ICMS e ISS;
- IS (Imposto Seletivo) – aplicado a produtos e serviços considerados nocivos à saúde ou ao meio ambiente.
Alterações nos leiautes e campos obrigatórios
As empresas precisarão atualizar seus sistemas de emissão de documentos fiscais eletrônicos, como NF-e e NFC-e, incluindo novos campos para CBS, IBS e IS.
Entre as principais mudanças:
- Atualização dos leiautes técnicos das notas fiscais eletrônicas;
- Inclusão de códigos de tributação e campos de identificação dos novos impostos;
- Disponibilização de um ambiente de homologação para testes antes da obrigatoriedade;
- Revisão dos sistemas ERP e integração com módulos fiscais.
Prazos e cronograma
- Julho de 2025: início dos testes em ambiente de homologação;
- Outubro de 2025: início gradual da emissão de notas fiscais com os novos tributos;
- Janeiro de 2026: obrigatoriedade plena da nova estrutura fiscal.
Esses prazos exigem planejamento antecipado para evitar rejeições ou atrasos na emissão das notas.
Impactos práticos para diferentes setores
Comércio
Empresas do varejo e atacado precisarão revisar seus sistemas de faturamento, garantindo que os campos da nova tributação estejam atualizados.
É essencial treinar a equipe fiscal para identificar corretamente as operações sujeitas aos novos tributos e revisar cadastros de produtos, CFOP e CST.
Empresas do Simples Nacional, embora não destaquem os tributos na nota, também precisarão adequar seus sistemas para fins de conformidade e classificação tributária.
Serviços
Prestadores de serviço enfrentarão a transição do ISS para o IBS, o que requer ajustes nos sistemas e atenção especial à definição da base de cálculo e alíquotas.
Além disso, será importante revisar contratos e notas de débito para refletir a nova estrutura tributária.
Indústria
Para as indústrias, a principal mudança é o impacto na não cumulatividade dos tributos. A substituição do IPI pela CBS exigirá ajustes na apuração de créditos e na emissão de notas de saída.
Também será necessário revisar incentivos fiscais e benefícios regionais, já que o novo sistema tende a reduzir distorções e benefícios específicos.
Como se preparar: passo a passo para o departamento fiscal
- Mapeie os sistemas emissores: verifique se o ERP ou software de notas já está preparado para o novo leiaute.
- Defina um cronograma interno: estabeleça prazos para testes e homologações.
- Treine a equipe fiscal e de TI: capacite todos para lidar com os novos campos e códigos tributários.
- Atualize modelos e rotinas de emissão: revise templates de notas fiscais e processos de revisão.
- Implemente controles de qualidade: crie checklists internos para evitar erros e rejeições.
- Comunique outras áreas da empresa: mantenha vendas, contabilidade e TI alinhadas com o cronograma.
- Realize simulações: teste emissões em ambiente de homologação para identificar inconsistências antes da obrigatoriedade.
- Monitore novas publicações oficiais: acompanhe as notas técnicas e instruções da Receita Federal e das Secretarias de Fazenda.
Riscos de não adequação
Ignorar a atualização das notas fiscais pode gerar consequências graves, como:
- Rejeições automáticas na emissão de notas;
- Autuações fiscais e multas por não conformidade;
- Dificuldade na apuração de créditos tributários;
- Retrabalho e impacto operacional em larga escala.
Considerações finais
A atualização das notas fiscais representa um marco na transição para o novo sistema tributário brasileiro.
Mais do que uma exigência técnica, trata-se de uma mudança estrutural que exigirá planejamento, integração e preparo de todas as áreas da empresa.
Com uma gestão fiscal organizada e foco em capacitação, a adaptação pode se transformar em uma oportunidade de modernização e ganho de eficiência.
Empresas que se anteciparem sairão na frente, garantindo conformidade e tranquilidade quando as novas regras entrarem em vigor.
